最近、気温が上がったり下がったりしてますが、体調を崩されていませんか？実はワタクシ、平熱が３４℃台（！）なのですが、先週は４０℃まで上がるほどの風邪を引いてしまいしました。○○は風邪引かない、で油断していたのが悪かったのでしょうか……。皆さんもお気をつけくださいませ。

   さてさて、ペーパーレスの時代になったとは言え、やはりまだ「○○さん、よろしくね！」と配布資料やタスク付き文書がポンッと机の上に置かれていくことは多いと思います。そこで、今日はわが社の机周り整理術IMA!（Immidiate Materials Action)をご紹介します。

   以前書いたように、私は「捨てられない女」なので、机周りの整理も実はとっても苦手でした。しかも、これまでの職場は、書類が積み上がっているのは仕事をしている証拠！みたいな風土があって、勤務時間中に書類整理なんて始めようものなら「あれ？転勤の辞令でも出た？」なんて言われる始末……。机の上がキレイな人は、効率アップのために努力しているというよりも単なる“キレイ好き”で済まされるようなところでした。そのせいで、「ちょっと、あの書類見せてくれる？」と上司から言われてから出てくるまでに時間がかかる人の多いこと、多いこと。

   でも、今のオフィスは尋ねてくるお客様もびっくりするくらい、どの人の机もキレイなんです。それもそのはず。IMA!チェッカーなる人物がいて、2ヶ月に一度ほど机周りとメールの整理状況をチェック。「いかにして効率よく仕事をするか」は社員全員が取り組むべき課題なのです。

   なので、書類整理も本来はオフィス全体で日々実施するのがとっても効果があるのですが、それはちょっと難しい、という方はまずはご自分の机だけでも、3つの書類用トレー（インボックス・アウトボックス・保留ボックス）を用意して、これからご紹介する「1タッチ＆4D」のルールを守ってみてください。

●1タッチのルール
時間管理本の多くには、仕事は優先順位をつけて取り組むべし！と書かれていますが、でも、「う～む、どっちが先かなぁ？」なんて考えている間にも時間は刻々と過ぎていくわけです。そして、「ま、いいや、また後から考えよう」と、日に何度も同じ書類のことで頭を悩ます、そんな経験ありませんか？ そこで登場するのが1タッチのルール。要は一度手にしたインボックスの中の書類は二度と戻さずに、以下の4Dのいずれかで今（IMA!）処理をしてしまうと言うものです。

●4Dのルール
インボックスに投入された書類は、さっさと処理しないと積み上がっていく一方。雪崩まで起きちゃいます。そこで、1日に最低1回は以下の4つの方法のいずれかで処理します。

●Dump it（捨てる）
●Delegate it（人に委任する）
●Defer and Date it（日程を決めて後回しにする）
●Do it（今すぐに取り掛かる）

   後回しにするものは、インボックスに入れたままにせず、引き出しの分かる位置にファイリングします。また、すぐに処理したものはアウトボックスに入れ、退社前にまとめて片付けるようにし、上司の承認待ち、先方の返事待ちなどで自分ではすぐに処理できないものだけを保留ボックスに入れます。こうやって、インボックスとアウトボックスは退社前には常に殻になっているというわけです。

   いかがですか？ 明日からでも始められそうですか？ 最初は時間がかかっても、慣れればもう書類の山に埋もれて仕事をするのは嫌になりますから、是非IMA!を日々の習慣にして、効率よく仕事を終わらせちゃいましょう！

お帰りの際はこんな状態になっているのがIMA!の掟。

   先日のエントリーでは、来年の手帳を買う前に自分の目標に向けて、行動を変える手帳の使い方を考えることが必要と書きました。その後、やはり以前のA6サイズのミニ手帳では、日々発生するタスクやSMARTゴールを管理するのは難しいと判断し、ついに新しい手帳を買ってしまいました！ 今回購入したのは｢能率ダイアリーキャレル｣というB6サイズの手帳で、大きすぎず、小さすぎず、厚すぎず、薄すぎずで、持ち歩くにも、取り出すにもちょうどいい大きさです。ついでに、専用のLAMYの4色ボールペンをネットで購入し、ついでにOPIのネイルもネットで買っちゃいました（あ、これは関係なかったですね……）。

来年がどんな年になるかはこの２冊にかかっている!?

   そこで、これからこの手帳を活用していく上での、自分なりのルールを決めましたので、今日はそれをご紹介します。

●自分のエネルギーを意識しながらスケジューリング
仕事関係の大事なイベントがある時は前後を忙しくしない、週末は自分の好きなことをしてエネルギーチャージに努める、など基本的なことではありますが、明確に自分のエネルギーを意識することで、集中しなければいけないときに集中できるようになり、緩急のバランスを取ることでパフォーマンスがアップします。自分がそのタスクにどの程度のエネルギーを必要とするかは、そのタスクを実行している姿を自分の頭の中で鮮明にイメージしてみると分かりますよ。

●見開き1ヶ月のページを目標管理シートに
この手帳、日経WOMANとコラボしたというだけあって、見開き1ヶ月のページが以前にご紹介した｢目標管理シート｣と同じレイアウトになっているのです。そこで、念願の複数の時間管理ツールの統合を図り、月間目標と週間目標、その達成状況はこちらに書き込むことにしました。

●4色ペンでタスクを色分け
仕事関係は黒、副業やセミナー参加などの自己啓発系イベントは青、星回りや金銭関係、その他重要なことは赤、プライベートな予定は緑、という風に色を変えることでメリハリをつけ、一目で大まかな予定が分かるようにしました。

●星回りを気にしてみる
今人気の占いサイト『筋トレ』ってご存知ですか？「は？ 占いに頼るなんてMariも落ちたもんだ」と思われるかも知れませんが、このサイト、巷によくある今日最もラッキーなのは○○座で、最下位は○○座、ラッキーアイテムはピンクのハンカチ、というような星占いとは違って、もっと「深い」んです。そして、月や星の動きに注目して、各星座の「運気の流れ」に注目しているから、もっと長期的に自分のスケジュールやバイオリズムをコントロールできるのです。

   ということで、さっそく『筋トレ』の主宰者、石井ゆかりさんが書いた『星読み』を基に、生活の変化のタイミングである新月・満月の日などを手帳に書き込むことにしました。自分の行動にどんな変化が現れるか楽しみです～。

   もちろん、これは「私の」ルールですので、必ず誰にでも有効という訳ではありません。自分なりの「楽しんでできる」手帳活用法を見つけてください。そして、新年まではまだ少し時間がありますので、本番に向けて今から練習してみてはいかがでしょうか？

   とうとう今年も残すところ、2ヶ月足らずになってしまいました。早いですね～。そこで頭を悩ますのが来年に向けての手帳選び。私も毎年、今年こそは買い換えるぞ！と東急ハンズや伊東屋に乗り込んでは行くものの、結局はこれ！と言うものに出会えずに、リフィルを買うのみで終わってしまいます。

   うーむ、これは手帳じゃなくて使い方の問題かも……と書店のビジネス書コーナーに行けば、時間管理本ブームのせいか、手帳術に関する本はごまんとあって何を選んでよいのか分からないし、中には単なる自社製品の宣伝もあったりして……。周りの人の使い方を見てみても、ポストイットぺたぺた派もいればアンチポストイット派もいるし、モンブランのペンじゃなくちゃいや！という人もいれば、4色ペンでカラフルに～という人、はたまた手帳なんてもう古い！というデジタル派もいたりと、10人いれば10通りのスケジュール管理方法があるようです。

   実は私も、まだこれだ！というツールにも活用法にも巡り会ってはいないのですが、時間管理の達人たちに話を聞くと、そもそも手帳は何のために持つのか？といえば、単に日々のスケジュールを記録するためだけではなく、時間を自分の決めた目標に向かって効率的に使えるよう、日々の行動を変えていくためなのだとか。つまり、時間は自分のために使うものであり、明らかにムダと分かるスケジュールはそれを管理する手間さえムダというわけです。うぅむ、なるほど……。

   そして、最近、このブログを読んでくださっている方から、「以前に紹介されていたエネルギーレベルの判定表をコピーして手帳に入れ、1日の計画を立てる時は、自分のエネルギーレベルに合わせてスケジューリングしています」「FISH!哲学を手帳に書いて、接客の時に思い出しています」なんてうれしい声をいただきました。これも行動を変える手帳の活用法であるといえますね。

   というわけで、私も手帳探しに躍起になる前に、先ずは自分の行動が変わる使い方を考えて、来年こそはprocrastinator（グズグズする人）の汚名を返上したいと思います！

もう１０年近く使っているルイ・ヴィトンの手帳。来年も続投なるか??

   最近、何だかスッキリしない天気が続いていますね。そういうときって、何はなくともエネルギーは下がりがち。これは何かエネルギーアップの最新テクをご紹介せねば！と思ったわけではないのですが、今日は今何かと話題になっている「朝の時間の使い方」について考えてみたいと思います。

   昔から「早起きは三文の得」、英語では「The early bird catches the worm（早起きの鳥がエサにありつく）」といわれますが、 早起きが体にいいことは医学的にも証明されていて、人間は陽の光を浴びている時間が長ければ長いほど、体内に分泌されるセロトニンという物質が多くなり、それが集中力を高めたり、気分を落ち着かせてくれたりするのだとか。また、早く起きるためには、早く寝なければいけないということで、残業や夜のお付き合いを早めに切り上げたり、ウダウダと過ごす時間を減らしたりと、生活のリズムそのものを見直すいいきっかけにもなりますね。

   でも実際には、早起きはいいとは分かっているんだけど朝は苦手だとおっしゃる方も多いことと思います。はい！ 私もその一人です！（キッパリ）

   そんな私が、カナダ滞在中に時差ボケのおかげで「朝ヨガ」なるものに参加することができ、すっかりその魅力に取り憑かれてしまったのがきっかけで、出勤前にジムのヨガクラスに参加するようになりました。もうこれがいいんです！ エネルギーマネジメントの観点からも、三文どころか、五文も六文も得があるように思います。

   先ずは何がいいかというと、起きれたときの達成感！ これは、朝が苦手であればあるほど大きいはず。だからこそ、朝からエネルギーアップできること間違いなしです。次に、ラッシュを避けられるので、電車に乗っても、歩いていても、あの人いきれの中で吸うもやもやーっとした空気とは違って、何だか呼吸するだけで気持ちがいいのです。これは、「通勤のため」に黙々とオフィスに向かっているのとは違って、「これから体にいいことをしに行くんだ～♪」という気持ちがそう感じさせるのかもしれませんが……。

   そして、朝ヨガに関していえば、よく低血圧の人は朝に弱いと言われるように、私も血の巡りがとっても悪いのですが、ポーズをとって行くうちに体中の血液が循環するせいか、寝起きでボーッとしていた頭の中がスッキリ覚醒して、とってもリフレッシュします。また、 瞑想には前出のセロトニン効果もあるのだそうです。

   そうやって朝の贅沢なひとときを過ごしていつもより早めに、誰もいない、電話も鳴らないオフィスで仕事を始めると、山積みの書類の処理も、メールチェック＆返信もサクサクっと終わってしまい、ずーっとアイディアが浮かばずに伸ばし伸ばしにしていた企画案も仕上げることができました。恐るべし！ 早起き効果です。

   とは言え、朝ヨガクラスは週に１回だけなので、まだまだ私も「朝型生活」とはほど遠いのですが、少しずつでもこの贅沢時間を増やして、お仕事のモチベーションアップに繋げていきたいと思っています。皆さんは朝の時間をどう有効活用していますか？

久しくこんな青い空を見ていないような……。陽の光プリーズ！

「あれもこれもやりたかったのに、時間に追われて結局何もできないまま一日が終わってしまった……」「もっと時間があれば、大好きなエステにも旅行にも行く余裕ができるのに……」。

限られた時間を無駄なく有効に使いたいという思いは、みなさん同じだと思います。私も時間の使い方に関しては決してうまい方ではなく、日々頭を悩ます者の一人です（そして悩んでいるうちにも時間は過ぎていく……）。

セルフ・ディベロプメント（自己啓発）業界の重鎮であるJim Rohn先生曰く、「お金と違って時間は増やすことができないので、Time is more valuable than money.（時間はお金より価値がある）」。確かに、時間はすべての人に等しく与えられているけれど、使い方によって得られるもの・失うものは大きく変わってきますよね。

もっとも、価値があることはわかっていても、具体的にどうしたら時間が作れるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。

では、「時間を無駄にせず、効率的に仕事をし、ちゃんと定時に終わらせて家族や友人との時間を確保する」というのが共通認識であるわが社の一例をご紹介します。

わが社の社内ミーティングは「Surf!」と呼ばれていて、楽しく無駄なく！がモットーです。その方法は……まずはミーティングの数日前までにアジェンダを用意し、みなが見られるところに置いておきます。報告したいトピックがある人は、内容と必要な時間を書き込んでおきます。ミーティングは、全員立って行い、タイムキーパーがタイマーを片手に時間をはかります。当然、予定の時間が来ればピピっと鳴りますので、発言者は予定時間がオーバーしていることを知り、話をまとめなくてはいけません。つまり、発言者は予め、話すポイントを絞っておくことが必要なのです。そうやって、ダラダラウダウダ話が長くなることなく、ミーティングは長くても30分ほどで終了するのです。

ミーティングにおける３種の神器。ペンとアジェンダとタイマーです。

どうですか？ 効率的でしょ？ このタイムキーピングは、個人の仕事にも使えます。ぜひ提案したいのは、キッチンタイマーや携帯のアラーム機能の活用です。私は、この仕事に集中したい！というときは、タイマーをセットします。あのピピッと鳴る音が心理的に与えるプレッシャー効果って意外と大きいんですよ。「あ、あと10分！ 急げっ」って感じで集中できます。そう言えば、 以前にCafeglobeのアオキ編集長も、 PDAのアラームをクライアントとのミーティングに利用していると記事で書かれていましたよね。

もちろん、わが社で実践中の時間管理の方法はこれだけではありません。これからも、ワークライフバランスを取りやすくするための、ちょっとしたアイデアをご紹介していきますので、お楽しみに！

●自己啓発の重鎮、Jim Rohn先生の著書『7 Strategies for Wealth & Happiness: Power Ideas from America's Foremost Business Philosopher』についてはこちらから（amazon.co.jp）＞

ミーティングの最後はこの「Surf's up!（波が来たぞ！）」のポーズでキメます。